Elektronski arhiv

Elektronska hramba dokumentarnega gradiva je postala kritična komponenta učinkovitega upravljanja z informacijami. Zato smo razvili varen elektronski arhiv,
ki je namenjen dolgoročni hrambi vseh vrst dokumentarnega in arhivskega gradiva elektronskega izvora ali digitaliziranega preko procesa skeniranja.

CERTIFIKACIJA PRI ARHIVU RS
Elektronski arhiv IMiS/ARChive Server 9.1.1406 je certificiran pri Arhivu RS v sklopu certifikacije programskega produkta IMiS kot programske opreme za podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (sklop C). Povezava na Certifikat
Vse funkcionalnosti elektronskega arhiva so izvedene v skladu z veljavnimi zakoni in predpisi (ZVDAGA, UVDAG, ETZ, pravili stroke).

LASTEN ELEKTRONSKI ARHIV KOT ALTERNATIVA ZUNANJEMU ARHIVU
Dokumentarno in arhivsko gradivo pogosto vsebuje zaupne informacije o poslovanju, podatke o poslovnih partnerjih, podatke o zaposlenih in osebne podatke, ter druge informacije, ki veljajo za poslovno skrivnost. Razkritje informacij ali posredovanje gradiva nepooblaščenim osebam predstavlja določeno tveganje.
Z varnim elektronskim arhivom, ustrezno varnostno politiko podjetja in upoštevanjem pravil dolgoročne hrambe gradiva lahko takšna tveganja bistveno omejite.

PRAVICE DOSTOPA DO GRADIVA IN METAPODATKOV
Pravice dostopa do gradiva in metapodatkov ter njihovo upravljanje je ključnega pomena za zagotavljanje celovitosti, zaupnosti in razpoložljivosti arhiviranega gradiva.
Pri dostopu do elektronskega gradiva IMiS/ARChive Server preverja stopnjo tajnosti gradiva, nivo tajnosti uporabnika in pravice dostopa uporabnika do gradiva in metapodatkov (ACL).
Na nivoju posameznega gradiva ali metapodatka lahko uporabnik s pravicami določi eksplicitna dovoljenja ali prepovedi. Veljajo za posameznega uporabnika ali uporabniško skupino in so lahko tudi časovno omejena. Skupaj z podedovanimi pravicami določajo efektivne pravice dostopa uporabnika do želene operacije.

REVIZIJSKA SLED ZA SLEDLJIVOST DOGODKOV
Revizijska sled je integralni del elektronskega arhiva in ni odvisna od dodatnih zunanjih programskih rešitev. Beleži podatke o dostopih, dogodkih in spremembah na arhivskem strežniku IMiS/ARChive Server. Dostopna je izključno uporabnikom s pravicami.
Je nespremenljiva in zaščitena pred nedovoljenimi posegi. Zagotavlja večji nadzor nad dostopi do informacij in omogoča nedvoumen vpogled v življenjski cikel dogodkov nad arhiviranim gradivom.

DOLGOROČNO ZAGOTAVLJANJE AVTENTIČNOSTI GRADIVA
Eden izmed ključnih konceptov varnega elektronskega arhiva je zagotavljanje avtentičnosti in celovitosti arhiviranega gradiva ves čas hrambe. Vsaka zadeva ali dokument, ki je nespremenljiva in ima vsaj en metapodatek ali vsebino za izdelavo arhivskega informacijskega paketa (AIP), preide v postopek zagotavljanja avtentičnosti. Avtentičnost AIP in posledično gradiva dokazuje pripadajoča sintaksa evidenčnih podatkov (ERS). Predpisuje, kako naj se ustvarjajo in podaljšujejo dokazila (prstni odtis, elektronski podpis z digitalnim potrdilom, časovni žig) ter kako naj bodo dokazila strukturirana, da bodo nedvoumno dokazovala avtentičnost hranjenega gradiva. ERS je izveden v XML formatu po specifikaciji RFC 6283.

RAZVRŠČANJE GRADIVA
Zaradi potrebe po večji preglednosti dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronskem arhivu je potrebno vzpostaviti načrt razvrščanja gradiva (klasifikacijski načrt).
Uporabnik s pravicami določi hierarhijo razredov glede na vsebino, pristojnosti, dejavnosti in poslovne ter strokovne funkcije v podjetju. Vsak razred, zadeva in dokument je označen z unikatno klasifikacijsko oznako.
Gradivo lahko poljubno dodaja, briše ali spreminja. Premeščanje gradiva znotraj načrta razvrščanja gradiva (reklasifikacija) je enostavno. Organizacijske spremembe v podjetju, združevanje in morebitni prevzemi narekujejo potrebo po izvozu in prenosu dela ali celotnega načrta razvrščanja gradiva v drug arhivski sistem, oziroma njegovem uvozu.

ZAJEM IN PRETVORBA VSEBIN
Zajem tesno povezujemo z dodajanjem vsebin in metapodatkov v načrt razvrščanja gradiva.
Predvsem v primerih migracij iz drugih arhivskih sistemov, integracij aplikacij z elektronskim arhivom ali digitalizacije papirnega arhiva, nastane potreba po masovnem uvozu gradiva, vsebin in metapodatkov v elektronski arhiv. Njihovo razvrščanje na ustrezna mesta v načrtu razvrščanja gradiva poteka s pomočjo ustreznih orodij.
Posamezne vsebine uporabnik dodaja neposredno v načrt razvrščanja gradiva iz datotečnega sistema ali skenerja. Skeniranje poteka v ločeni aplikaciji IMiS/Scan.
Ob zajemu vsebin v IMiS/ARChive Server se za vse elektronsko podpisane PDF/A, TIFF, XML in EML datoteke izvede preverjanje veljavnosti elektronskih podpisov.
Pomembnejša sporočila elektronske pošte uporabnik enostavno shrani v elektronskem arhivu na način »Povleci in spusti« (angl. Drag and Drop). S prenosom sporočila iz odjemalca elektronske pošte na izbrano mesto v načrtu razvrščanja gradiva se ustvari nov dokument z izvorno obliko sporočila, metapodatki in morebitnimi prilogami.
Zaradi hitrejšega iskanja določenih vsebin v papirnem arhivu ima uporabnik možnost vnosa podatkov o lokaciji fizičnega gradiva.
Odjemalec IMiS/Client omogoča pretvorbo elektronskih vsebin v format PDF/A primeren za dolgoročno hrambo.

ISKANJE PO METAPODATKIH GRADIVA IN CELOTNEM BESEDILU ARHIVIRANIH VSEBIN
Ena najpomembnejših funkcionalnosti elektronskega arhiva je zmožnost iskanja gradiva po metapodatkih in celotnem besedilu vsebin. Iskanje se izvaja po celotnem arhivu ali samo pod izbranim razredom ali zadevo.
Iskalnik omogoča iskanje po posebnih znakih slovenske (ščž) ali tujih abeced in je neobčutljiv na male/velike črke. Dovoljuje iskanje po začetnem ali poljubnem vmesnem zaporedju znakov iskane vrednosti.
Rezultat iskanja so vsi razredi, zadeve in dokumenti, do katerih ima uporabnik pravice dostopa glede na njegovo stopnjo tajnosti, stopnjo tajnosti gradiva in pravice dostopa (ACL).
Uporabnik lahko pregleduje, spreminja in briše samo tiste metapodatke, do katerih ima pravice dostopa.

POROČANJE IN TISKANJE
Poročila o uvozu, izvozu in prenosu gradiva vključujejo informacije o izvedbi in morebitnih napakah. Na voljo so tudi poročila o rezultatih iskanja po revizijski sledi, brisanih razredih, zadevah in dokumentih ter različne statistike. Poročila so na voljo samo uporabnikom z ustreznimi pravicami.
Tiskanje gradiva poteka iz privzete aplikacije za posamezno vrsto gradiva. Za celoten arhiv oziroma samo za vsebovane razrede ali zadeve je omogočeno tiskanje načrta razvrščanja gradiva. Dodatno je za izbrani dokument, razred ali zadevo na voljo tiskanje metapodatkov, varnostnih nastavitev in lastnosti.

PRIKAZ GRADIVA IN VSEBIN V ODJEMALCU
Odjemalec IMiS/Client omogoča prikaz gradiva in izvajanje dejanj v načrtu razvrščanja gradiva glede na pravice dostopov. Zaradi enostavnosti in razširjenosti uporabe je
integriran v Windows Raziskovalca (MS Explorer). Za potrebe skeniranja gradiva in uvrščanja na ustrezna mesta v načrtu razvrščanja gradiva je odjemalec IMiS/Client
integriran z IMiS/Scan. Prikaz vsebin je omogočen v pregledovalniku izvorne aplikacije.