IMiS/Avalanche

IMiS/Avalanche omogoča masovni prenos elektronskih dokumentov
(ali digitaliziranih vsebin pridobljenih na drugačen način) in avtomatično razvrščanje dokumentov ter podatkov v različne informacijske sisteme (DMS, ERP, CRM,
BPM, …), vključno z arhiviranjem na strežnik IMiS/ARChive Server.

ZAJEM IZVORNIH PODATKOV
Podatke o skeniranih objektih najpogosteje zajamemo iz XML datoteke, ki jo dobimo kot rezultat paketnega skeniranja z IMiS/BatchScan. V XML datoteki so shranjene poti do skeniranih dokumentov, podatki iz črtnih kod in morebitni metapodatki. Ti podatki služijo kot vhodni za prenos v aplikacijo, ki ga opravi IMiS/Avalanche. Alternativna možnost za zajem izvornih datotek so podatki, ki jih dobimo kot rezultat generiranja digitaliziranih vsebin in so opremljeni z ustrezno črtno kodo (storitev zunanjega skeniranja, dokumenti, ki nastajajo v ERP sistemu, …).

AVTOMATIZIRAN ALI INTERAKTIVNI NAČIN IZVAJANJA OPRAVIL
IMiS/Avalanche lahko na osnovi predhodno določenih intervalov deluje v avtomatičnem načinu in izvaja opravila. V kolikor je potreben večji nadzor nad terminom izvedbe in samim potekom, lahko operater preko uporabniškega vmesnika izvaja opravila v interaktivnem načinu. Dogodki izvajanja se beležijo v dnevniku dogodkov, ki nam lahko omogoči kasnejši vpogled v potek arhiviranja in razvrščanja dokumentov.

UPORABA V IBM NOTES/DOMINO OKOLJU
IMiS/Avalanche izvaja razvrščanje digitaliziranih vsebin v ustrezne elektronske mape dokumentov neodvisno od aplikacije. Na osnovi poti do izvornih datotek in morebitnih metapodatkov iz indeksne datoteke, IMiS/Avalanche izvorne datoteke najprej shrani na arhivski strežnik IMiS/ARChive Server. Pridobljene ID-je skupaj z morebitnimi metapodatki zapiše v Notes dokumente.
Digitalizirane vsebine se shranjujejo kot objekti na fizično povsem ločenem arhivskem strežniku IMiS/ARChive Server in ne kot priponke v Notes dokumentih.
Opcijsko lahko po arhiviranju digitaliziranih vsebin izvajamo tudi prilagojene skripte, ki uporabnikom omogočajo izvajanje specifičnih aplikativnih algoritmov za dodatno obdelavo dokumentov po arhiviranju.

VNOS SKENIRANIH DOKUMENTOV IN PODATKOV V SAP
IMiS/Avalanche v postopku avtomatičnega razvrščanja črpa vhodne podatke iz indeksne datoteke (črtne kode, metapodatki, povezava na izvorne objekte).
Vsaki objektni datoteki (eno ali več stranskemu dokumentu ali datoteki) se ob shranjevanju na arhivskem strežniku dodeli unikaten ID.
ID arhiviranega objekta se skupaj s podatki črtne kode vnese v SAP zapis preko standardizirane SAP RFC funkcije. Dokument je po vzpostavitvi povezave med čakajočim SAP zapisom in arhiviranim objektom uporabnikom dostopen preko standardiziranega ArchiveLink vmesnika. Ko uporabnik odpre SAP dokument, lahko preko menijske funkcije glede na nastavitve izbere in pregleduje skenirani dokument (PDF/A, TIFF). S klikom na priponko, SAP preko ArchiveLink-a s pomočjo ID-ja pridobi arhivirani objekt iz elektronskega arhiva in ga prikaže v integriranem SAP pregledovalniku.

PRILAGOJENA UPORABA S POMOČJO VTIČNIKOV
Za potrebe prilagojenega delovanja IMiS/Avalanche lahko izdelamo vtičnike (angl. Plug-in), ki so povsem prilagojeni aplikacijski logiki sistema kjer se uporabljajo (prilagojeno razvrščanje metapodatkov, preverjanje veljavnosti metapodatkov, vnos metapodatkov v standardizirano SAP okolje, …). Vtičniki lahko podpirajo tako procesiranje vhodnega toka podatkov iz indeksne datoteke, kot tudi izvajanje vnosa v različne informacijske sisteme (IBM Notes/Domino, SAP).