Pri delu z aplikacijami uporabniki ustvarjajo vsebine. Izvorne vsebine zajemajo v ustrezne zapise v aplikacijah. Odpirajo in pregledujejo jih v elektronski obliki neposredno iz aplikacij. Pogosto so hranjene kar v internih bazah aplikacij, repozitorijih ali celo na datotečnih sistemih.

Pogosto je z dostopom do aplikacije uporabnikom omogočen dostop do širšega nabora vsebin. Uporabniki lahko pregledujejo, spreminjajo in tiskajo tudi vsebine zaupne narave. Brisanje gradiv in vsebin ni omejeno le na ožji krog uporabnikov. Sledljivost dogodkov in s tem dokazljivost sprememb je izvedena pomanjkljivo, ali pa sploh ni izvedena. Obstaja velika nevarnost razkritja vsebin nepooblaščenim osebam in odtekanja občutljivih podatkov.

Z integracijo DMS, ERP, CRM, BPM in drugih aplikacij z elektronskim arhivom lahko takšne težave odpravite. Razvijalcem aplikacij so na voljo primeri izvajanja operacij nad elektronskim arhivom. Operacije kot so: odpiranje arhiva, pridobivanje javnih podatkov o korenskih razredih, entitetah in vsebovanih entitetah, kreiranje, odpiranje, premeščanje in brisanje entitet, branje in spreminjanje podatkov o entiteti, shranjevanje vsebin, posredovanje podatkov za revizijsko sled, iskanje po arhivu, … ipd., lahko enostavno vključijo v kodo .NET in Java aplikacij.

Gradivo je pregledno razvrščeno v načrtu razvrščanja gradiva in shranjeno v elektronskem arhivu, ločeno od aplikacij. Nadzor nad dostopi je bistveno boljši. Preverja se stopnja tajnosti gradiva, nivo tajnosti uporabnika in pravice dostopa uporabnika do gradiva ter posameznih metapodatkov. Vsi dogodki, dostopi in spremembe nastavitev arhiva so zabeležene v revizijski sledi. Ves čas hrambe je zagotovljena avtentičnost in celovitost gradiva.

Certifikacija elektronskega arhiva IMiS/ARChive Server pri Arhivu RS vam ob sprejetju notranjih pravil zagotavlja pravno veljavnost in dokazno vrednost gradiva.

Z integracijo nastane potreba po migraciji gradiva in metapodatkov iz obstoječih arhivov in baz podatkov v nov elektronski arhiv. Migracijo izvedemo s pomočjo posebnih orodij, ki obstoječe gradivo in metapodatke razvrsti na ustrezna mesta v načrtu razvrščanja gradiva elektronskega arhiva in jih poveže z ustreznimi zapisi v aplikacijah.