Razlika je dejansko velika. Zajem in arhiviranje dokumentov na koncu procesa pomeni, da dokumenti potujejo po podjetju skozi procese še vedno v papirni obliki, medtem ko pri elektronski izvedbi procesov dokumente elektronsko zajamete že na začetku procesa, skozi procese pa le-ti potujejo v elektronski obliki.

Želite samo elektronski arhiv dokumentov ali tudi optimizacijo procesov?

Odločitev za varen elektronski arhiv dokumentov pomeni določen korak naprej v smeri e-poslovanja, ki pa nikakor ni optimalen. Zakaj? Način dela ostaja še vedno isti, še vedno dokumenti potujejo od oddelka do oddelka v mapah, še vedno se večkrat kopirajo in pa zlagajo v fascikle. Procesi se ne izvajajo nič hitreje, pa tudi stopnja varnosti pred neavtoriziranimi vpogledi v dokumente ostaja takšna kot je. Arhiviranje dokumentov po zaključku procesa omogoča vpogled v varno shranjene dokumente in njihovo posredovanje.

V primeru elektronske izvedbe procesov papirne dokumente, ki jih prejmete v podjetje, na vnosnem mestu evidentirate, skenirate in avtomatično tudi arhivirate. Od tu dalje dokumenti potujejo po podjetju samo še v elektronski obliki. Papirnih dokumentov v skladu s potrjenimi notranjimi pravili praktično ne potrebujete več. Glede na vrsto dokumentov določite želene evidenčne (meta) podatke. Dokumenti sledijo elektronski izvedbi procesov na način, da udeleženci v procesu na klik pregledujejo dokumente, jih potrjujejo/zavračajo, komentirajo, posredujejo drugim, …., ipd. Zabeležena je vsaka aktivnost nad dokumenti – kdo je kdaj in s kakšnim razlogom posegal v dokumente. Glede na organizacijsko in varnostno shemo v podjetju je vnaprej določeno kdo so prejemniki, bralci in avtorji dokumentov. Nadzor nad izvajanjem poslovnih procesov tako praktično ni več potreben.