Iskanje določenega dela besedila ali specifičnih izrazov v dokumentih je časovno potratno. Z optično prepoznavo znakov besedila (OCR) in možnostjo iskanja po polnem besedilu elektronskih dokumentov (FTS) lahko v trenutku najdete vse dokumente, ki vsebujejo iskano besedilo ali izraz.

Iskalniki v okviru dane programske rešitve vam omogočajo iskanje dokumentov zgolj po podatkih, ki jih evidentirate ob skeniranju dokumenta (meta podatki). Tako lahko hitro najdete vse dokumente določenega dobavitelja ali kupca, iz katerega so dalje razvidni tip dokumenta, datum in kratek opis dokumenta. To vam seveda ne zadošča, saj morate najti del besedila, ki pa se lahko nahaja v več različnih dokumentih.

Iskanje po celotnem besedilu dokumentov je privilegij podjetij, ki razmišljajo o boljši produktivnosti dela, hitri odzivnosti in hitrejšemu reševanju zahtev strank.

Iskanje po posameznih delih besedila dokumentov, stavkih ali celo besedah bistveno širi sedanje možnosti iskanja, saj lahko v trenutku najdete dokumente, ki jih iščete po njihovi vsebini.